Есть ли место электронным документам во времена кризиса? (Портал EDIY.ru, декабрь 2014)


В последнее время мы часто слышим : «Переход на электронные счета-фактуры — это, наверное, будет дорого и сложно, а сейчас кризис и компании активно сокращают затраты». Давайте поставим вопрос шире и поразмышляем, разумно ли переходить на электронное взаимодействие с контрагентами в кризисные времена. Обсудить эту тему портал EDIY.ru пригласил нашего эксперта — Ингу Майор, директора по развитию услуг электронного документооборотакомпании «Сервионика» (ГК «Ай-Теко», доверенного оператора ЭДО ФНС России).

ingaПереход на электронное взаимодействие с контрагентами быстрее других начинают обычно те компании, где огромный поток поставок и документов, обслуживающих входящие и исходящие поставки. Одна из категорий таких компаний — это сетевые компании: они работают с невысокой рентабельностью, поэтому экономия им важна больше, чем кому-либо: поставок и операций по их обслуживанию много, а стоимость операций практически пропорциональна количеству поставок. Другая категория – крупные производственные или логистические компании с большим количеством поставок, которые также хотят поставить на поток процедуру обслуживания клиентов, сэкономив таким образом на оперативных затратах. Почему, несмотря на кризисы, эти компании так заинтересованы в автоматизации взаимодействия с контрагентами (поставщиками и покупателями), в том числе и в сфере документооборота?

  1. Что, по мнению компании «Ай-Теко», является главным преимуществом доставки электронных документов? 

Самое главное преимущество доставки электронного документа – это, конечно, скорость и гарантия (сравним с бумажными оригиналами: документ может задержаться или потеряться, могут перепутаться версии…). Возможность быстрой доставки документа – это реальная возможность иметь все необходимые оригиналы документов в срок. Как следствие:

  • Работа бухгалтеров, которая в последние дни месяца обычно идет в авральном режиме, характеризуется меньшим количеством ошибок.
  • Компания приходит к более правильному финансовому результату: своевременно (до 5го числа месяца, следующего за отчетным) получает входящие счета-фактуры, и зачет входящего НДС происходит без проблем.
  • Снижаются риски ошибок в отчетности и налоговые риски. Это особенно актуально для крупных налогоплательщиков.
  1.  Какие преимущества дает электронное ведение архива?

Мгновенная и гарантированная доставка — не единственное преимущество электронного документооборота между компаниями. Одно из прекрасных свойств оригинального электронного документа в том, что отпадает необходимость в бумажном архиве: ведь если оригинал документа представлен в электронном виде, то бумажные копии хранить не нужно. Можно хранить документ как у оператора ЭДО (если решение оператора позволяет это), так и в корпоративном электронном архиве.

Когда говорят о том, что «бумажный архив все равно нужен, пока не получается полностью избавиться от бумаг», имеют в виду, конечно же, те документы, которые не переведены в электронный вид. Это может быть транспортная накладная, которая передается водителю при сопровождении груза, и, возможно, определенные сертификаты на товары. Перевод остальных документов в электронный вид – вопрос договоренности между компаниями.

Для большинства документов не определен формализованный вид, однако контрагенты могут подписывать такие документы (их визуальное представление) электронной подписью, что сделает эти документы юридически значимыми. Таким образом, практически, все документы, относящиеся к поставкам товаров и услуг, можно перевести в электронный вид. И поместить их в электронный архив.

Преимущества электронного архива перед бумажным очевидны:

  • экономия на аренде площадей хранилища документов (это особенно актуально, если документов много);
  • быстрота поиска;
  • дешевизна и быстрота обработки запросов. Экономия на персонале, занятом в поиске и копировании оригинальных бумажных документов.
  • безопасное хранение (документы не теряются, к ним организован доступ в соответствии с правами пользователей);
  • минимальное время составления выборок документов для контролирующих органов. При получении запроса ФНС о предоставлении электронных юридически значимых документов налогоплательщик за считанные секунды формирует выборку оригинальных документов из электронного архива. Благодаря тому, что форматы документов для всех едины, на стороне ФНС документы загружаются и обрабатываются автоматически.
  1. Как происходит онлайн корректировка документов? 

Возможность скорректировать документ в режиме онлайн — это еще один аргумент в пользу электронного документооборота. При доставке документа через систему электронного документооборота происходит мгновенное отображение изменение статуса доставки документа (например, получен ли документ, принят ли получателем и т.п.). Это означает, что, например, если получатель отказывает в подписи документа, отправитель немедленно узнает об этом. Для отправителя в этом случае появляется возможность быстро переделать ошибочный документ.

Допустим, покупатель получает оригинальный документ поставки (ТОРГ 12) в момент поставки или раньше. Если документ не соответствует ожидаемой поставке и различие обусловлено неправильным оформлением документа, а не, к примеру, потерей груза (пример такой ошибки – неправильные цены), то получатель может попросить поставщика оперативно переделать документ. В этом случае обе стороны имеют возможность скорректировать документы уже во время поставки и, таким образом, избежать корректировок в будущем.

Возможность корректировать документы поставки в онлайн-режиме приводит к уменьшению количества более поздних корректировок, в том числе изменений в налоговых документах.

  1. За счет чего можно добиться экономии и точности при  автоматизированной обработке документов?

Электронный документооборот, если мы говорим о формализованных документах, гарантирует единообразие документов. Так как документы одного вида имеют одинаковую структуру и она проверяется системой ЭДО, это позволяет исключить ошибки в документах, связанные с неправильным оформлением – а это, между прочим, около 20% от общего объема ошибок при бумажном документообороте. Также в системе ЭДО можно проверять реквизиты покупателя и продавца, контролировать достоверность электронной подписи и проверять правильность форматов заполненных полей документа.

Конечно, ЭДО не защищает от ошибок в документах по существу: например, таких, как ошибки в ценах. Но ЭДО облегчает и корректировку этих ошибок. В частности, можно загружать электронные структурированные документы в системы управления предприятием и проверять цены автоматически. "Сухой остаток" – уменьшение количества ошибок в документах и в системах, а как следствие – экономия на процессах исправления ошибок, уменьшение количества персонала, занятого в этих процессах.

  1. Каким образом осуществляется контроль выполнения регламентов документооборота?

При использовании системы ЭДО для входящих и исходящих документов все документы фиксируются в едином источнике. Благодаря этому мы точно знаем, какие документы были отправлены , а какие получены. Это позволяет контролировать документооборот и избежать потери документов. Как это работает: в системе ЭДО отражаются абсолютно все документы, которые отправляются через оператора ЭДО. Документы обычно упорядочены по времени отправки либо получения. Напротив каждого документа указан статус его обработки контрагентом: например, был ли документ получен, требуется ли подпись. Оператор ЭДО несет ответственность за правильность статуса документа. При этом документ невозможно удалить из системы, можно лишь переместить в архив. Поэтому, если документ прошел через систему, его уже невозможно потерять.

  1. Какие преимущества дает электронный документооборот в интеграции с учетной системой?

Если документ автоматически загружается в систему – а это возможно для формализованных электронных документов при условии интеграции с учетной системой – то можно автоматизировать не только ручной ввод (и минимизировать ошибки, связанные с ним), но и проверку ошибок. Выше был приведен пример проверки цен в накладной. Этот пример иллюстрирует, как можно организовать проверку правильности цен при условии интеграции системы ЭДО с системой управления предприятием/учетной системой. Автоматизация загрузки документа дает большую экономию на процессах, связанных с вводом документов в систему, а также экономию на процессах корректировок ошибочно введенных документов. Когда системы (система ЭДО и система управления предприятием) интегрированы друг с другом, документы, прошедшие проверку на правильность структуры, можно загружать в систему управления предприятием автоматически, и таким образом получать экономию за счет снижения объема операций ручного ввода и минимизации ошибок при таком вводе. Персонал, занятый в этих процессах, можно будет переориентировать на другие задачи и дать, таким образом, возможность роста.

Вывод: ЭДО в целом дает массу возможностей для экономии на процессах обработки документов предприятия. Эффект экономии достигается посредством повышения эффективности работы предприятия во всем, что касается документооборота.

Принимая решения о переходе на ЭДО, нужно принять во внимание цену отправки документа через оператора ЭДО. Как правило, операторы тарифицируют только отправляемые документы и дают скидки за отправку неформализованных документов.

Если вы планируете интеграцию с системой управления предприятием или другими корпоративными системами, то это, конечно, будут дополнительные затраты, и вам решать, готовы ли вы к ним в кризисные времена.

ЭДО выгодно внедрять даже без интеграции с корпоративными системами, исходя их целого списка перечисленных выше аргументов.

Подумайте, как сэкономить в кризис. Посчитайте ваши затраты на документооборот!

Экспертная колонка Инги Майор на портале EDIY.ru

Представители СМИ могут обратиться за комментариями и получить аккредитацию на мероприятия «Сервионики» по телефону +7 (921) 9034963 или e-mail pr@servionica.ru.